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领导突然要开会,别慌,记住这四步
发布时间:2018年03月13日 [打印]

办公室工作主要是办文、办会和办事,由此可知办会在整个办公室工作中所处的位置。会务工作是一项非常繁琐的工作,一般情况下,若时间足,可充分细致地考虑会议方案,认真按会务程序筹备。但在实际工作中,会遇到领导临时决定召开范围较大的会议,这类会议如何组织,试谈几点粗浅的体会。

一、快速、准确领会领导意图

领导交办的应急性会议,由于时间仓促,往往交办不细,这就要求承办人员必须快速、准确领会领导意图。不但要清楚会议名称、时间、地点、参加人员、主席台就座领导,还要明白领导的某些特殊要求,如:座次安排、会议议程中的主持词、讲话,以及会议开始时、会议进程中、会议结束时是否放某种音乐或歌曲等等。只有快速明白领导意图,才能在会务服务中做到不顾此失彼。不领会领导意图,就会事事处于不确定状态,会务工作也就难以逐项圆满落实。

二、迅速在头脑中形成预案

应急性会议不像平时会议,它不能按部就班地形成书面方案,也没有时间召开有关单位协调会,将任务分解。承办人员必须在明白领导意图的同时,头脑中迅速形成预案,将预案调理成步骤,胸有成竹,逐一落实。如果再像平时会议那样形成书面方案,召开有关单位会议,就会失掉办会时间,影响会议召开;如果不在头脑中形成预案,会务工作将无头无绪,会议也不能顺利召开。

三、冷静快捷地实施

办好应急性会议,首先头脑要冷静。要按照“预案”和“步骤”,分清轻重缓急逐一落实,调动一切可以调动的力量参与会务。这里要处理好几个关系:

一是要处理好快与细的关系。快是时间所迫,细是会务内在要求。工作做细了,在一定程度上就是快。工作粗糙,丢三落四,势必导致会务工作返工重做,从整体上说就是慢。正确处理快与细的关系,就要做到细中求快,快中做细。

二是处理好会务工作“合”与“分”的关系。会务工作中的“合”就是了解掌握全局,“分”能使任务快速得到落实。只有在掌握全局的情况下,将任务迅速分解,把落实情况快速调度起来,才能做到既落实迅速,又总揽整体的目的。

三是处理好工作中急与缓的关系。做应急性的会议会务工作,不可能各项工作齐头并进,应分出轻重缓急,才能达到预期目的。比如:发会议通知和准备会场这两项工作,若人手多,可同时进行,否则,只能是先发会议通知,后准备会场。不然会场准备再充分,通知也发不到与会者手中,会议将无法召开。

四、回顾梳理,工作再细化

应急性会议会务工作,时间紧,任务重,在整个会务工作基本完成后,不能万事大吉,应进行认真回顾梳理。因时间关系没有细化的工作要进一步规范,疏漏的要加紧弥补。从而达到整个会前筹备工作完美无缺。

总之,应急性会议类型较多,情况也很复杂,办好应急性会议是对办公室工作人员整体素质,特别是应急性工作能力的考验锻炼。承办人员只有在平时的会务工作中多做有心人,熟练掌握各类会议的议程和要求,熟知各类办会程序,办理应急会议时,才会得心应手,也一定会使会议开得成功、圆满。

(来源:老秘网 编辑:徐立娟)