2017年11月23日 星期四
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联合行文的公文格式
发布时间:2017年09月12日 [打印]

党政机关公文处理工作中,经常遇到涉及多个机关职权范围的事务,需要多个机关联合行文。除了在公文拟制、办理、行文规则等方面的不同外,联合行文与单一机关行文在公文格式方面有显著不同。本文对《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)和《党政机关公文格式》国家标准(以下简称“国标”)的相关规定进行汇总,分析联合行文公文格式与单一机关行文的不同,同时指出工作实践中联合行文的常见格式错误。

《条例》第9条规定,公文一般由18个公文格式要素组成。其中,发文机关标志、发文字号、签发人、标题、发文机关署名、成文日期、印章等七个公文格式要素的编排格式,在联合行文中有所不同。

一、发文机关标志

1.《条例》规定:“联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。”因此,如果一件公文发文机关标志单独使用一个发文机关名称,则既有可能是单一机关行文,也有可能是联合行文。

2.“国标”规定:“联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有‘文件’二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。”

二、发文字号

《条例》规定:“联合行文时,使用主办机关的发文字号。”因此,无论是单一机关行文还是联合行文,发文字号的外在表现形式是相同的,单独从发文字号无法判断公文是否为联合行文。

三、签发人

1.《条例》规定:“上行文应当标注签发人姓名”“联合发文由所有联署机关的负责人会签”。因此,上行文应当标注所有联合发文机关的签发人姓名。反过来,根据上行文是否有多个不同机关的签发人,也可以判断该上行文是否为联合行文。

2.“国标”规定:“如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。”

3.典型错情:联合上行文只标注主办机关签发人姓名。

▲  图1 典型错情:联合上行文只标注主办机关签发人姓名

四、标题

《条例》规定:标题“由发文机关名称、事由和文种组成。”可见,联合行文应当在标题中体现所有发文机关名称。如果联合发文机关较多,为避免标题过长,可在公文标题中使用“主办机关名称+等”的形式,同时在正文第一段中点明所有联合发文机关。

五、发文机关署名、成文日期和印章

1.《条例》规定:“联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期”“公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。”

可见,联合行文的发文机关署名,应当署所有联合发文机关全称或规范化简称;除“有特定发文机关标志的普发性公文和电报”外,联合行文应当加盖所有联合发文机关印章,并与署名机关相符。反过来,也可以通过发文机关署名和印章来判断公文是否为联合行文。

2.“国标”规定

(1)加盖印章的公文

对于加盖印章的公文,成文日期一般右空四字编排。联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。(2)不加盖印章的公文

对于不加盖印章的公文,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依此向下编排。

3.典型错情:

(1)联合行文只署主办机关名称;

(2)非“有特定发文机关标志的普发性公文和电报”,却只署名未加盖印章;

(3)加盖印章的公文,成文日期未右空四字编排;

(4)虽然署了所有联合发文机关名称,但只加盖了主办机关印章;

(5)两个联合发文机关印章共同下压发文机关名称和成文日期;

(6)两个联合发文机关印章端正、居中下压各自发文机关名称,但共同下压成文日期;

(来源:秘书工作   编辑:赵泽威)