2017年10月22日 星期日
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秘书沟通五xin说
发布时间:2017年10月11日 [打印]

沟通是确保秘书工作顺畅的基础,也是决定秘书工作成败的关键。“言不顺,则事不成。”要做到有效沟通,笔者总结,有五“xin”可循。

一、虚心的“心”

有谦和心。古人有“君子上交不谄,下交不渎”的说法。与上级沟通时要谦恭而不庸俗,依靠踏实的工作让领导信赖;与同事沟通时要平等友好,不戴有色眼镜。遇到拿不准的问题时不要自作主张,应虚心向领导和同事请教。

有体谅心。子曰:“躬自厚而薄责于人,则远怨矣。”沟通中要多设身处地站在对方的角度想想,换位思考,理解他人的处境和情感,不以自我为中心,使对方感到受尊重。要用心倾听, 体谅对方,多一些理解和宽容。

有谨慎心。要谨言慎行,说话有分寸, 不能吹吹拍拍、夸夸其谈。在协调工作中,尤其不能打着领导旗号向对方施压,这样不仅有损领导形象,而且往往会产生相反的效果。

二、辛勤的“辛”

勤字当头。俗话说,“一勤天下无难事”。秘书工作就像“针鼻儿”,只有勤于沟通,才能穿针引线缝好衣服。要勤干,腿勤、口勤、手勤,多向领导请示,多汇报并做好记录;要勤学,随时接受领导和同事的意见和建议;要勤研,对于领导和部门关注的问题要善于思考,把问题当课题来研究和解决。

忍而不怨。工作的特殊性质要求秘书人员必须是“特殊材料制成的”,具有良好的抗压能力。与领导和同事沟通时难免会被批评、被抱怨,这时要善于自我排解,耐心解释或事后再找机会沟通。

不辞辛劳。沟通工作头绪繁多,但细节决定成败,即使简单的咨询电话也要认真接听、真诚沟通。要任劳任怨,无论是领导交办的任务还是基层的事情,都要认真做好。

三、诚信的“信”

注意准确。向领导汇报要避免套话空话,尽可能精准平实地阐述,避免掺杂个人的感情和看法。对于需要建言献策的问题,可预先根据实际情况准备具体措施建议,辅助领导决策。

注意时效。信息如果沟通不及时,就失去了时效性。对于领导关心的重要工作任务,要及时沟通,及时汇报办理落实进展,做到件件有着落、事事有回音。沟通中也要注重效率,向领导汇报工作时把握核心信息的关键点,不说废话。

注意保密。秘书工作中接触的重要涉密信息和资料非常多,要保守工作秘密,做到守口如瓶,决不泄露国家机密和本单位的人员变动等重要工作秘密。在任何场合沟通交流时都掌握“知止”的分寸, 知道什么话该说、什么话不该说。

四、更新的“新”

适应新情况。秘书工作不是一成不变的,经常会面临诸多新问题和新情况。这就要求秘书能够在不断的变化和挑战中及时调整,在工作中不断地开拓进取,创造性地开展工作,坚持用系统思维考虑问题,及时观测发展趋势,见微知著,未雨绸缪,在沟通中适应新形势。

使用新工具。“工欲善其事,必先利其器。”在面对面交流的基础上,可充分利用互联网等现代化信息手段。如果领导习惯使用微信沟通,秘书就要予以配合;领导习惯共享日程安排,秘书就要和领导保持一致,随时更新日程。

提供新信息。秘书要善于学习和钻研文件,特别是党和政府各项重要会议和重大决定的有关精神。要协助领导收集信息,了解各方意见,把握有关动态,做到“眼观六路,耳听八方”。

五、欣慰的“欣”

用微笑打动人。“微笑是最好的语言。”秘书在工作中会面对很多棘手的问题,但是无论何时都要以积极的心态应对,用乐观的态度沟通,把真诚和热情写在脸上,用微笑打动人。

用目光感染人。美国一位社会学家认为,“目光接触是一种普遍存在的最直接最真实的相互行为”。即使工作再忙,在与他人沟通时,也要放下手头的工作,通过目光进行真诚交流,让对方感受到你乐于沟通。

用礼貌尊重人。“爱人者,人恒爱之;敬人者,人恒敬之。”礼貌是日常沟通的润滑剂,不仅表示对他人的尊重,也有助于沟通气氛的融洽。礼貌并不复杂,初识后用心记住别人的名字,沟通中说声“请”“谢谢”“麻烦您”,合适的时候送一声问候,等等。这些都是我们应该做也能够做到的。

(来源:秘书工作   编辑:赵泽威)